Direktionsverordnung über die Archivführung der dezentralen Verwaltung der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion

1 152.315 Direktionsverordnung über die Archivführung der dezentralen Verwaltung der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion (ArchDV JGK) vom 13.11.2009 (Stand 01.08.2018) Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion, gestützt auf Artikel 11 des Gesetzes vom 31. März 2009 über die Archivierung (ArchG 1 ) ) und Artikel 1 Absatz 2 Buchstabe a der Verordnung vom 4. November

2009 über die Archivierung (ArchV 2 ) ), beschliesst:

1 Allgemeines

Art. 1

Gegenstand und Geltungsbereich

1 Diese Verordnung regelt * a * die Archivführung der Regierungsstatthalterämter, Kindes- und Erwach senenschutzbehörden (KESB), Grundbuchämter, Betreibungs- und Konkursämter und des Handelsregisteramtes, b * die Aufbewahrung von Unterlagen von Privaten, soweit diese ihnen von den KESB übertragene öffentliche Aufgaben erfüllen.

2 Die Archivierung elektronischer Daten richtet sich sinngemäss nach den Vor schriften für die Zentralverwaltung.

3 Diese Verordnung gilt * a für Unterlagen der KESB ab dem 1. Januar 2013, b für Unterlagen von ab dem 1. Januar 2013 abgeschlossenen Massnah men im Bereich des Kindes- und Erwachsenenschutzes.

2 Archivgut

Art. 2

Gliederung

1 Das Archivgut der dezentralen Verwaltung vor 1831 (ohne das alte kantonale Grundbuch) bildet den Archivbestand A.

1) BSG 108.1

2) BSG 108.111 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses

09-144

152.315 2

2 Der Archivbestand B besteht aus dem inventarisierten Archivgut der Regie rungsstatthalterämter von 1831 bis 1950, der Grundbuchämter von 1803 bis

1911 und der Betreibungs- und Konkursämter von 1892 bis 1950.

3 Der Bestand C umfasst im Anschluss an den Bestand B das übrige Archivgut der Regierungsstatthalterämter, Grundbuchämter und Betreibungs- und Konkursämter nach der bis am 31. Dezember 2009 gültigen Organisation der dezentralen Verwaltung der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion.

4 Das Archivgut der Regierungsstatthalterämter, Grundbuchämter und Betrei bungs- und Konkursämter ab 1. Januar 2010 bildet den Archivbestand D. *

1 Das Archivgut der KESB ist nicht in Archivbestände gegliedert.

2 Die Mindestaufbewahrungsfristen sind im Anhang 1 festgelegt.

3 Die Unterlagen können nach Ablauf der Mindestaufbewahrungsfrist vernichtet werden.

4 Die Unterlagen, die von Privaten aufbewahrt werden, sind zur Vernichtung an die KESB zu übergeben.

Art. 3

Handelsregister

1 Das Archivgut des Handelsregisters ab 1883 ist nicht in Archivbestände ge gliedert.

Art. 4

Aufbewahrungsfristen für die Archivbestände A und B

1 Sämtliche Unterlagen der Archivbestände A und B sind dauernd aufzubewah ren.

Art. 5

Aufbewahrungsfristen für die Archivbestände C und D

1 Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion regelt die Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen der Archivbestände C und D durch eine Weisung.

2 Die Unterlagen werden dabei in zwei Klassen kategorisiert. Die Klasse 1 um fasst die dauernd aufzubewahrenden Unterlagen, die Klasse 2 die befristet auf zubewahrenden Unterlagen.

Art. 6

Sichtung der Archivbestände C und D

1 Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion bezeichnet in ihrer Weisung ge mäss Artikel 5 Absatz 1 diejenigen Unterlagenkategorien der Klasse 2, welche vor der Vernichtung zu sichten sind.

3 152.315

2 Bei der Sichtung ist zu prüfen, ob die Unterlagen Informationen enthalten a über bedeutende Persönlichkeiten, b über Vorgehensweisen, die sich im Verlaufe der Zeit ändern (politischer und sozialer Wandel), c über bedeutungsvolle Ereignisse (z.B. Katastrophen) oder d zum Verständnis des Alltags (sozial- und wirtschaftsgeschichtliche Aspek te).

3 Unterlagen, an denen ein geschichtliches Interesse im Sinne von Absatz 2 besteht, sind dauernd aufzubewahren.

Art. 7

Sampling der Archivbestände C und D

1 Wo eine Sichtung der Unterlagen unverhältnismässig ist, ist ein Sampling vor zunehmen.

2 Für dieses Sampling gelten die Richtlinien des Staatsarchivs vom 1. Juli 2008

3 Archivführung

Art. 8

Verantwortlichkeit

1 Die Vorsteherinnen und Vorsteher der dezentralen Verwaltungsstellen der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion stellen die geordnete Behandlung und Unterbringung ihrer Unterlagen sicher.

Art. 9

Aufsicht

1 Die Aufsicht über die Archive der dezentralen Verwaltung der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion richtet sich nach Artikel 20 Absatz 1 ArchV.

Art. 10

Sicherung der Unterlagen

1 Für die Sicherung der Unterlagen der dezentralen Verwaltung der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion finden die Artikel 4 ff. ArchV Anwendung.

Art. 11

Archivpläne

1 Die Geschäftsleitungen der dezentralen Verwaltung der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion sorgen für einheitliche Archivpläne ihrer Organisationsein heiten.

2 Die Archivpläne sind sinngemäss nach den Vorschriften gemäss Artikel 6 Ab satz 1 und 2 Buchstaben a bis c ArchV zu erstellen.

3 Die Ablage der Unterlagen erfolgt nach den Archivplänen.

152.315 4

Art. 12

Aufbewahrungsort 1. Kantonale Archive

1 Das Archivgut des Archivbestandes A der dezentralen Verwaltung der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion wird im Staatsarchiv aufbewahrt.

2 Das übrige Archivgut wird in den Archiven der dezentralen Verwaltung der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion aufbewahrt, soweit es bis zum Inkraft treten dieser Verordnung nicht dem Staatsarchiv abgeliefert worden und im An hang 1 nichts anderes geregelt ist. *

3 Vorbehalten bleiben Ablieferungen an Privatunternehmen gemäss Artikel 15.

Art. 13

2. Güterrechtsregister

1 Das bis am 31. Dezember 1987 geführte Güterrechtsregister wird beim Han delsregisteramt aufbewahrt.

Art. 14

3. Aufbewahrung bei Privatunternehmen

1 Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion kann mit Vertrag Privatunterneh men mit der Aufbewahrung und Bewirtschaftung von Archivgut ihrer dezentra len Verwaltung beauftragen.

2 Ein Privatunternehmen muss Gewähr für die sichere Aufbewahrung und Be wirtschaftung der Unterlagen im Sinne der Archivgesetzgebung leisten.

3 Die bei Privatunternehmen gelagerten Unterlagen dürfen nur mit Zustimmung der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion an einen anderen Standort ver schoben werden.

4 Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion regelt im Einvernehmen mit den abliefernden Behörden sowie dem Staatsarchiv den Zugriff auf die bei Privatun ternehmen aufbewahrten Unterlagen.

Art. 15

4. Ablieferung von Unterlagen an Privatunternehmen

1 Die Ablieferung von Unterlagen an Privatunternehmen erfolgt nach Rückspra che mit der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion.

2 Die Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion kann die Aufbewahrung von Un terlagen ihrer dezentralen Verwaltung bei einem Privatunternehmen anordnen. Sie berücksichtigt dabei die dienstlichen Bedürfnisse der betroffenen Organisa tionseinheiten.

Art. 16

Archivierung von Personendaten

1 Die Archivierung von Personendaten richtet sich nach Artikel 14 ArchG.

5 152.315

2 Der Bestreitungsvermerk nach Artikel 14 Absatz 4 ArchG ist schriftlich bei der archivführenden Behörde einzureichen, bei welcher die Einsichtnahme in die Unterlagen erfolgt ist.

4 Zugänglichkeit des Archivguts

Art. 17

1 Der Zugang der Öffentlichkeit zum Archivgut der dezentralen Verwaltung der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion richtet sich nach den Artikeln 16 ff. ArchG.

5 Inkrafttreten

Art. 18

1 Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2010 in Kraft. Bern, 13. November 2009 Der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektor: Neuhaus

152.315 6 Änderungstabelle - nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung BAG-Fundstelle

13.11.2009 01.01.2010 Erlass Erstfassung 09-144

09.05.2018 01.08.2018

Art. 1 Abs. 1

geändert 18-037

09.05.2018 01.08.2018

Art. 1 Abs. 1, a

eingefügt 18-037

09.05.2018 01.08.2018

Art. 1 Abs. 1, b

eingefügt 18-037

09.05.2018 01.08.2018

Art. 1 Abs. 3

eingefügt 18-037

09.05.2018 01.08.2018

Art. 2a

eingefügt 18-037

09.05.2018 01.08.2018

Art. 12 Abs. 2

geändert 18-037

09.05.2018 01.08.2018 Anhang 1 eingefügt 18-037

7 152.315 Änderungstabelle - nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung BAG-Fundstelle Erlass 13.11.2009 01.01.2010 Erstfassung 09-144

Art. 1 Abs. 1

09.05.2018 01.08.2018 geändert 18-037

Art. 1 Abs. 1, a

09.05.2018 01.08.2018 eingefügt 18-037

Art. 1 Abs. 1, b

09.05.2018 01.08.2018 eingefügt 18-037

Art. 1 Abs. 3

09.05.2018 01.08.2018 eingefügt 18-037

Art. 2a

09.05.2018 01.08.2018 eingefügt 18-037

Art. 12 Abs. 2

09.05.2018 01.08.2018 geändert 18-037 Anhang 1 09.05.2018 01.08.2018 eingefügt 18-037

1 152.315 A1 Anhang 1 zu Artikel 2a Absatz 2 und 12 Absatz 2 (Stand 01.08.2018 ) Kindes und Erwachsenenschutz Gegenstand Mindestau f- bewahrung s- frist Beginn Aufbewahrungsort 1 Behördenakten Beistandschaften E r- wachs e nenschutz, inkl. Berichte und Rechnu n gen 30 Jahre nach Erlöschen der Ma s snahme Standort KESB 2 Behördenakten umfassende Beistan d- schaften, inkl. Berichte und Rechnu n- gen dauernd nach Erlöschen der Ma s snahme Standort KESB 3 Behördenakten Fürsorgerische Unte r- bringung und ambulante Mas s nahmen 30 Jahre nach Erlösche n der Ma s snahme Standort KESB 4 Behördenakten Beistandschaften und Vo r mundschaften Kindesschutz, inkl. Berichte und Rec h nungen dauernd nach Erlöschen der Ma s snahme Standort KESB 5 Mandatsakten private Mandatsträgeri n- nen und Mandatsträger (ohne Rec h- n ungsbel e ge) 10 Jahre nach Erlöschen der Ma s snahme Laufendes Ma n dat: Private Mandatstr ä- gerinnen und Ma n- dat s träger Beendetes Ma n dat: Standort KESB 6 Rechnungsbelege private Mandatstr ä- gerinnen und Mandatstr ä ger 10 Jahre nach Genehmigung KESB Laufendes Ma n dat: Private Mandatstr ä- gerinnen und Ma n- dat s träger Beendetes Ma n dat: Standort KESB 7 Unterlagen Pflegeki n derwesen 30 Jahre nach Beendigung Pfleg e- verhältnis Standort KESB 8 Unterhaltsverträge, Unterlagen betr. elterl i che Sorge 30 Jahre nach Abschl uss Verfahren Standort KESB

2 152.315 A1 Gegenstand Mindestau f- bewahrung s- frist Beginn Aufbewahrungsort 9 Adoptionsakten dauernd nach Abschluss Verfahren Standort KESB 10 Protokolle, Traktande n listen, Akten notizen Behörden 30 Jahre Standort KESB 11 Meldungen Polizei, Gefährdungsme l- dungen, Korrespondenzen, Mitteilu n- gen , ärztliche fürsorgerische Unterbri n- gung, Vorabklärung s akten etc. (ohne Dossiereröffnung oder A b schluss ohne Mas s nahme) 10 Jahre Standort KESB 12 Allgemeine Akten und Korresponde n- zen KESB 10 Jahre Standort KESB 13 Mitteilungen Gerichte, Zivilstand sämter und Gemeinden (ohne Dossiereröf f- nung) 10 Jahre Standort KESB 14 Finanz und Rechnungswesen, Debit o- ren, Kred i toren, Buchhaltungs und Kassenbelege, Massnahm e kosten 10 Jahre nach Beendigung Unte r- bringung Standort KESB 15 Protokolle, Traktanden listen, Aktennot i- zen der GL KESB 30 Jahre Standort KESB Bern 16 Allgemeine Akten und Korrespondenzen GL KESB 10 Jahre Standort KESB Bern